Trabajar en equipo y en modo agencia
Roles en modo equipo, proyectos de clientes separados en modo agencia, créditos compartidos: cómo organizar el trabajo en equipo en Vurto día a día.
Vurto ofrece dos niveles de colaboración: un modo equipo, para trabajar entre varias personas en una misma cuenta, y un modo agencia, para gestionar varios proyectos de cliente distintos con accesos y créditos separados o compartidos según tus necesidades.
Modo equipo: los roles disponibles
En modo equipo, cada miembro invitado recibe uno de cuatro roles: Owner, Admin, Member o Viewer. El Owner tiene el control total de la cuenta, incluida la facturación. El Admin puede gestionar proyectos, prompts e invitaciones, sin tener necesariamente acceso a los aspectos de facturación, reservados al Owner. El Member puede consultar y, en general, contribuir al seguimiento (prompts, personas) sin derechos de administración. El Viewer tiene acceso de solo lectura, útil para compartir resultados con alguien que no necesita tocar la configuración. Esta jerarquía permite abrir el acceso a Vurto a todo un equipo de marketing o producto sin dar a cada persona el control total de la cuenta.
Invitar a colaboradores
Las invitaciones se envían por email: la persona invitada recibe un enlace para unirse a la cuenta con el rol definido en el momento de la invitación. El rol puede ajustarse más adelante si sus responsabilidades cambian — por ejemplo, pasando a un Member a Admin cuando asume la coordinación del seguimiento GEO para todo el equipo.
Modo agencia: un proyecto distinto por cliente
Para una agencia que gestiona varios clientes, el modo equipo por sí solo no basta: cada cliente necesita su propio ámbito de seguimiento, sin que los prompts, marcas o resultados de un cliente se mezclen con los de otro. El modo agencia responde a esta necesidad creando un proyecto distinto por cliente, cada uno con su propio seguimiento de marcas, categorías, palabras clave y prompts, todos agrupados bajo una misma cuenta de agencia. Cada nuevo proyecto de cliente sigue el mismo proceso de onboarding en 5 pasos descrito en Primeros pasos con Vurto, lo que garantiza una base de seguimiento coherente de un cliente a otro.
Los roles a nivel de proyecto
Dentro de cada proyecto de cliente, Vurto ofrece tres roles específicos: Owner, Exporter y Viewer. El Owner del proyecto tiene el control total sobre él. El Exporter puede consultar los resultados y exportarlos (útil para un gestor de cuentas que necesita producir un informe de cliente sin tener que modificar la configuración del seguimiento). El Viewer se limita a la consulta, lo cual encaja con dar acceso de invitado al propio cliente, que quiere seguir sus resultados sin tocar los prompts o las personas definidas por la agencia.
Créditos compartidos y visibilidad de los saldos
Los créditos consumidos por los análisis (número de solicitudes, número de motores consultados) se comparten entre los proyectos de una misma cuenta de agencia, en lugar de estar aislados proyecto por proyecto. Esto da una flexibilidad real: una agencia puede destinar más créditos a un cliente en plena campaña de visibilidad IA y consumir menos en un cliente en fase de seguimiento rutinario, sin tener que reasignar cuotas manualmente. Además, si un cliente es invitado como Viewer o Exporter en su propio proyecto, la agencia puede optar por ocultarle el saldo de créditos — útil cuando el modelo comercial de la agencia es una tarifa mensual fija en lugar de una facturación por consumo visible para el cliente.
El dashboard de agencia multiproyecto
A nivel de cuenta de agencia, un dashboard consolidado ofrece una visión de conjunto de todos los proyectos de cliente activos, sin tener que abrir cada proyecto uno por uno para comprobar el estado del seguimiento. Cada colaborador invitado a un proyecto concreto, en cambio, solo ve el ámbito de ese proyecto — el dashboard de agencia multiproyecto queda reservado a los roles con visión sobre el conjunto de la cuenta. El funcionamiento exacto del consumo de créditos según el tipo de análisis se detalla en la página planes, créditos y facturación.
Equipo simple o modo agencia: cómo elegir
El modo equipo basta mientras sigas una sola marca o un solo catálogo, aunque sea entre varias personas. El modo agencia cobra sentido en cuanto gestionas el seguimiento GEO de varias organizaciones distintas, con marcas, categorías y prompts que no deben cruzarse, y donde ciertos accesos (como el del cliente final) deben quedar estrictamente limitados a su propio ámbito. Una agencia que empieza con un solo cliente puede perfectamente arrancar en modo equipo simple y pasar a modo agencia al incorporar un segundo cliente.
Asignar los roles adecuados en el momento adecuado
Un error habitual es dar un rol más amplio de lo necesario por simplicidad, por ejemplo nombrando a todo el mundo Admin u Owner para evitar tener que gestionar permisos. Esto funciona a corto plazo, pero se vuelve arriesgado a medida que el equipo o el número de proyectos crece: un acceso demasiado amplio multiplica el número de personas capaces de modificar la configuración del seguimiento (prompts, personas, marcas seguidas) aunque no siempre sea necesario para su función. Un principio sencillo: asignar el rol más restringido que permita a la persona hacer su trabajo, y aumentar los permisos solo cuando su responsabilidad real cambie.
Ejemplo: una pequeña agencia con 3 clientes
Imaginemos una agencia GEO con tres clientes: una marca de cosmética, un e-commerce de mobiliario y una cadena de restaurantes. La agencia crea un proyecto por cliente, cada uno con sus propias marcas, categorías y prompts seguidos. El fundador de la agencia es Owner de la cuenta de agencia y de cada uno de los tres proyectos. Se añade a un gestor de cuentas junior como Exporter en los tres proyectos: puede generar los informes mensuales sin riesgo de modificar la configuración del seguimiento. Cada cliente, por su parte, es invitado como Viewer solo en su propio proyecto — ve sus resultados de visibilidad IA en tiempo real, pero no los de los otros dos clientes, ni el saldo de créditos consumidos, que permanece oculto ya que la agencia factura una tarifa fija. Los créditos, por su parte, se siguen gestionando a nivel de cuenta de agencia: durante un pico de actividad en el cliente de mobiliario (lanzamiento de una nueva gama), la agencia puede destinar temporalmente más solicitudes a ese proyecto sin tener que cambiar de plan ni comprar créditos adicionales dedicados.