Travailler en équipe et en mode agence
Rôles en mode équipe, projets clients séparés en mode agence, crédits partagés : comment organiser le travail à plusieurs sur Vurto au quotidien.
Vurto propose deux niveaux de collaboration : un mode équipe, pour travailler à plusieurs sur un même compte, et un mode agence, pour gérer plusieurs projets clients distincts avec des accès et des crédits séparés ou partagés selon vos besoins.
Mode équipe : les rôles disponibles
En mode équipe, chaque membre invité se voit attribuer un rôle parmi quatre : Owner, Admin, Member et Viewer. L'Owner dispose du contrôle complet sur le compte, y compris la facturation. L'Admin peut gérer les projets, les prompts et les invitations, sans nécessairement avoir accès aux aspects de facturation réservés à l'Owner. Le Member peut consulter et généralement contribuer au suivi (prompts, personas) sans droits d'administration. Le Viewer a un accès en lecture seule, utile pour partager des résultats avec une personne qui n'a pas besoin d'intervenir sur la configuration. Cette hiérarchie permet d'ouvrir l'accès à Vurto à toute une équipe marketing ou produit sans donner à chacun un contrôle total sur le compte.
Inviter des collaborateurs
Les invitations se font par email : la personne invitée reçoit un lien pour rejoindre le compte avec le rôle défini au moment de l'invitation. Le rôle peut être ajusté ensuite si les responsabilités de la personne évoluent — par exemple faire passer un Member en Admin lorsqu'il prend en charge la coordination du suivi GEO pour toute l'équipe.
Mode agence : un projet distinct par client
Pour une agence gérant plusieurs clients, le mode équipe seul ne suffit pas : chaque client a besoin de son propre périmètre de suivi, sans que les prompts, marques ou résultats d'un client ne se mélangent avec ceux d'un autre. Le mode agence répond à ce besoin en créant un projet distinct par client, chacun avec son propre suivi de marques, catégories, mots-clés et prompts, tout en restant regroupé sous un même compte agence. Chaque nouveau projet client passe par le même processus d'onboarding en 5 étapes que décrit Bien démarrer avec Vurto, ce qui garantit une base de suivi cohérente d'un client à l'autre.
Les rôles au niveau projet
À l'intérieur de chaque projet client, Vurto propose trois rôles spécifiques : Owner, Exporter et Viewer. L'Owner du projet en a le contrôle complet. L'Exporter peut consulter les résultats et les exporter (utile pour un chargé de compte qui doit produire un rapport client sans avoir besoin de modifier la configuration du suivi). Le Viewer se limite à la consultation, ce qui convient pour un accès invité au client lui-même, qui veut suivre ses résultats sans intervenir sur les prompts ou les personas définis par l'agence.
Crédits partagés et visibilité des soldes
Les crédits consommés par les analyses (nombre de requêtes, nombre de moteurs interrogés) sont partagés entre les projets d'un même compte agence, plutôt que cloisonnés projet par projet. Cela donne une flexibilité réelle : une agence peut concentrer davantage de crédits sur un client en pleine campagne de visibilité IA et en consommer moins sur un client en phase de suivi de routine, sans avoir à réattribuer des quotas manuellement. Par ailleurs, si un client est invité comme Viewer ou Exporter sur son propre projet, l'agence peut choisir de lui masquer le solde de crédits — utile lorsque le modèle commercial de l'agence est un forfait mensuel plutôt qu'une facturation à la consommation visible du client.
Le dashboard agence multi-projets
Au niveau du compte agence, un dashboard consolidé donne une vue d'ensemble sur tous les projets clients actifs, sans avoir à ouvrir chaque projet un par un pour vérifier où en est le suivi. Chaque collaborateur invité sur un projet spécifique, lui, ne voit que le périmètre de ce projet — le dashboard agence multi-projets reste réservé aux rôles qui ont une vue sur l'ensemble du compte. Le fonctionnement précis de la consommation de crédits selon le type d'analyse est détaillé dans la page plans, crédits et facturation.
Équipe simple ou mode agence : comment choisir
Le mode équipe suffit tant que vous suivez une seule marque ou un seul catalogue, même à plusieurs personnes. Le mode agence devient pertinent dès que vous gérez le suivi GEO de plusieurs organisations distinctes, avec des marques, catégories et prompts qui n'ont pas vocation à se croiser, et où certains accès (comme le client final) doivent rester strictement cantonnés à leur propre périmètre. Une agence qui commence avec un seul client peut tout à fait démarrer en mode équipe simple, puis basculer en mode agence au moment d'onboarder un deuxième client.
Attribuer les bons rôles au bon moment
Un piège courant consiste à donner un rôle plus large que nécessaire par simplicité, par exemple en nommant tout le monde Admin ou Owner pour éviter d'avoir à gérer des permissions. Cela fonctionne à court terme mais devient risqué à mesure que l'équipe ou le nombre de projets grandit : un accès trop large multiplie les personnes capables de modifier la configuration du suivi (prompts, personas, marques suivies) sans que ce soit toujours nécessaire à leur mission. Un principe simple : attribuer le rôle le plus restreint qui permette à la personne de faire son travail, et ne monter en droits que lorsque la responsabilité réelle évolue.
Exemple : une petite agence avec 3 clients
Imaginons une agence GEO avec trois clients : une marque de cosmétiques, un e-commerçant de mobilier et une chaîne de restaurants. L'agence crée un projet par client, chacun avec ses propres marques, catégories et prompts suivis. Le fondateur de l'agence est Owner du compte agence et de chacun des trois projets. Un chargé de compte junior est ajouté comme Exporter sur les trois projets : il peut produire les rapports mensuels sans risquer de modifier la configuration du suivi. Chaque client, de son côté, est invité comme Viewer sur son propre projet uniquement — il voit ses résultats de visibilité IA en temps réel, mais pas ceux des deux autres clients, ni le solde de crédits consommés, laissé masqué puisque l'agence facture un forfait fixe. Les crédits, eux, restent gérés au niveau du compte agence : lors d'un pic d'activité sur le client mobilier (lancement d'une nouvelle gamme), l'agence peut temporairement concentrer plus de requêtes sur ce projet sans devoir changer de plan ni acheter des crédits supplémentaires dédiés.