Im Team und im Agentur-Modus arbeiten
Rollen im Team-Modus, getrennte Kundenprojekte im Agentur-Modus, geteilte Credits: so organisierst du die tägliche Zusammenarbeit auf Vurto.
Vurto bietet zwei Ebenen der Zusammenarbeit: einen Team-Modus, um gemeinsam an einem Account zu arbeiten, und einen Agentur-Modus, um mehrere getrennte Kundenprojekte mit je nach Bedarf getrennten oder gemeinsamen Zugängen und Credits zu verwalten.
Team-Modus: die verfügbaren Rollen
Im Team-Modus erhält jedes eingeladene Mitglied eine von vier Rollen: Owner, Admin, Member oder Viewer. Der Owner hat die volle Kontrolle über den Account, einschließlich der Abrechnung. Der Admin kann Projekte, Prompts und Einladungen verwalten, ohne zwingend Zugriff auf die Abrechnung zu haben, die dem Owner vorbehalten bleibt. Der Member kann das Tracking (Prompts, Personas) einsehen und in der Regel dazu beitragen, jedoch ohne Admin-Rechte. Der Viewer hat Lesezugriff, nützlich, um Ergebnisse mit jemandem zu teilen, der die Konfiguration nicht ändern muss. Diese Hierarchie erlaubt es, den Zugriff auf Vurto für ein ganzes Marketing- oder Produktteam zu öffnen, ohne jedem die volle Kontrolle über den Account zu geben.
Mitarbeiter einladen
Einladungen erfolgen per E-Mail: Die eingeladene Person erhält einen Link, um dem Account mit der zum Einladungszeitpunkt festgelegten Rolle beizutreten. Die Rolle lässt sich später anpassen, wenn sich die Verantwortlichkeiten der Person ändern — zum Beispiel, wenn ein Member zum Admin wird, sobald er die Koordination des GEO-Trackings für das gesamte Team übernimmt.
Agentur-Modus: ein eigenes Projekt pro Kunde
Für eine Agentur, die mehrere Kunden betreut, reicht der Team-Modus allein nicht aus: Jeder Kunde braucht seinen eigenen Tracking-Bereich, ohne dass sich Prompts, Marken oder Ergebnisse eines Kunden mit denen eines anderen vermischen. Der Agentur-Modus löst das, indem er ein eigenes Projekt pro Kunde anlegt, jedes mit eigenem Tracking von Marken, Kategorien, Keywords und Prompts, während alle unter einem gemeinsamen Agentur-Account gebündelt bleiben. Jedes neue Kundenprojekt durchläuft denselben 5-stufigen Onboarding-Prozess, der in Erste Schritte mit Vurto beschrieben ist — das sorgt für eine konsistente Tracking-Grundlage von einem Kunden zum nächsten.
Die Rollen auf Projektebene
Innerhalb jedes Kundenprojekts bietet Vurto drei spezifische Rollen: Owner, Exporter und Viewer. Der Projekt-Owner hat die volle Kontrolle darüber. Der Exporter kann Ergebnisse einsehen und exportieren (nützlich für einen Account Manager, der einen Kundenreport erstellen muss, ohne die Tracking-Konfiguration ändern zu müssen). Der Viewer beschränkt sich auf das Ansehen, was sich für einen Gastzugang des Endkunden selbst eignet, der seine Ergebnisse verfolgen will, ohne an den von der Agentur festgelegten Prompts oder Personas etwas zu ändern.
Geteilte Credits und Sichtbarkeit der Guthaben
Die durch Analysen verbrauchten Credits (Anzahl der Anfragen, Anzahl der abgefragten Engines) werden zwischen den Projekten eines Agentur-Accounts geteilt, statt projektweise abgeschottet zu sein. Das schafft echte Flexibilität: Eine Agentur kann mehr Credits auf einen Kunden mitten in einer KI-Sichtbarkeitskampagne konzentrieren und bei einem Kunden in der Routine-Tracking-Phase weniger verbrauchen, ohne Kontingente manuell umzuverteilen. Wird ein Kunde außerdem als Viewer oder Exporter zu seinem eigenen Projekt eingeladen, kann die Agentur ihm das Credit-Guthaben ausblenden — nützlich, wenn das Geschäftsmodell der Agentur eine monatliche Pauschale statt einer für den Kunden sichtbaren nutzungsbasierten Abrechnung ist.
Das Multi-Projekt-Agentur-Dashboard
Auf Ebene des Agentur-Accounts gibt ein konsolidiertes Dashboard einen Gesamtüberblick über alle aktiven Kundenprojekte, ohne jedes Projekt einzeln öffnen zu müssen, um den Tracking-Stand zu prüfen. Jeder Mitarbeiter, der zu einem bestimmten Projekt eingeladen wurde, sieht dagegen nur den Bereich dieses Projekts — das Multi-Projekt-Agentur-Dashboard bleibt Rollen mit Blick auf den gesamten Account vorbehalten. Wie genau der Credit-Verbrauch je nach Analyseart funktioniert, ist auf der Seite Pläne, Credits und Abrechnung beschrieben.
Einfaches Team oder Agentur-Modus: wie man sich entscheidet
Der Team-Modus genügt, solange du eine einzige Marke oder einen einzigen Katalog verfolgst, auch mit mehreren Personen. Der Agentur-Modus wird relevant, sobald du das GEO-Tracking mehrerer getrennter Organisationen verwaltest, mit Marken, Kategorien und Prompts, die sich nicht überschneiden sollen, und bei denen bestimmte Zugänge (etwa der des Endkunden) strikt auf ihren eigenen Bereich beschränkt bleiben müssen. Eine Agentur, die mit einem einzigen Kunden startet, kann problemlos im einfachen Team-Modus beginnen und beim Onboarding eines zweiten Kunden in den Agentur-Modus wechseln.
Die richtigen Rollen zum richtigen Zeitpunkt vergeben
Eine häufige Falle besteht darin, aus Bequemlichkeit eine zu weitreichende Rolle zu vergeben — zum Beispiel, indem man alle zu Admin oder Owner macht, um sich nicht mit Berechtigungen befassen zu müssen. Das funktioniert kurzfristig, wird aber riskant, je mehr das Team oder die Anzahl der Projekte wächst: Ein zu weitreichender Zugriff vervielfacht die Zahl der Personen, die die Tracking-Konfiguration (Prompts, Personas, verfolgte Marken) ändern können, auch wenn das für ihre Aufgabe gar nicht nötig ist. Ein einfaches Prinzip: die am stärksten eingeschränkte Rolle vergeben, die der Person noch erlaubt, ihre Arbeit zu erledigen, und die Rechte nur erweitern, wenn sich die tatsächliche Verantwortung ändert.
Beispiel: eine kleine Agentur mit 3 Kunden
Stellen wir uns eine GEO-Agentur mit drei Kunden vor: eine Kosmetikmarke, einen Möbel-E-Commerce und eine Restaurantkette. Die Agentur legt ein Projekt pro Kunde an, jedes mit eigenen verfolgten Marken, Kategorien und Prompts. Der Gründer der Agentur ist Owner des Agentur-Accounts und aller drei Projekte. Ein Junior-Account-Manager wird in allen drei Projekten als Exporter hinzugefügt: Er kann die monatlichen Reports erstellen, ohne Gefahr zu laufen, die Tracking-Konfiguration zu verändern. Jeder Kunde wiederum wird nur als Viewer zu seinem eigenen Projekt eingeladen — er sieht seine KI-Sichtbarkeitsergebnisse in Echtzeit, aber nicht die der beiden anderen Kunden, und auch nicht das verbrauchte Credit-Guthaben, das ausgeblendet bleibt, da die Agentur eine feste Pauschale berechnet. Die Credits selbst bleiben auf Ebene des Agentur-Accounts verwaltet: Bei einer Aktivitätsspitze beim Möbelkunden (Launch einer neuen Produktlinie) kann die Agentur vorübergehend mehr Anfragen auf dieses Projekt konzentrieren, ohne den Plan wechseln oder zusätzliche eigene Credits kaufen zu müssen.